Os 5 erros de controle de estoque que você não pode cometer

Uma gestão de estoque ineficiente pode trazer problemas que vão desde a perda de vendas por falta de itens, até prejuízos financeiros ocasionados pelo mau investimento em produtos que não têm saída.

Pensando nisso, resolvemos falar sobre alguns erros de controle de estoque que não podem ser cometidos. Confira!

1. Não criar um planejamento

O planejamento norteia quais ações devem ser tomadas para que os objetivos traçados sejam alcançados. Sendo assim, ele contempla curto, médio e longo prazos. Quando se deixa de planejar, o controle de estoque passa a ser feito apenas de acordo com a demanda, fazendo com que o gestor viva “apagando incêndios”.

Por outro lado, quando existe um plano bem definido, é possível acompanhar a previsão de demanda, saber com maior assertividade quais itens devem ser comprados e identificar qual é a representatividade desses itens — tanto em termos de custos, quanto de faturamento —, por exemplo.

2. Deixar de controlar o giro dos itens

O giro de um produto em estoque se refere ao tempo que ele permanece na empresa, do momento em que é recebido, até a data em que é vendido. Conhecer esse dado é essencial para identificar quais itens possuem um giro rápido e quais demoram mais para serem vendidos, ou estão obsoletos.

Quando não existe esse controle, é quase certo que as compras serão feitas de forma inadequada, causando falta ou excesso de produtos.

3. Não investir na integração entre áreas

Os setores de vendas, compras e logística possuem processos relacionados, o que faz com que o compartilhamento de informações seja fundamental para alcançar bons resultados.

Por exemplo, quando essas áreas não se comunicam adequadamente, a previsão de demanda — se ela existir — pode acabar sendo feita de forma equivocada, desconsiderando informações importantes (como situação do mercado, o comportamento dos clientes e o tempo médio de giro dos itens). O que faz com que o setor de compras não possua informações seguras do que pode e deve ser adquirido.

O ideal é que a troca de informações seja feita de forma fluida e que os setores conversem entre si, atuando em sinergia, buscando as melhores decisões para a empresa.

4. Comprar itens em quantidades inadequadas

Quando os produtos são adquiridos além do que é necessário, os custos operacionais se elevam, o capital de giro fica comprometido com itens que não são necessários no momento (ou que nem serão vendidos), além de aumentar o risco de perdas e de obsolescências.

Por outro lado, quando as quantidades compradas estão abaixo do necessário, o índice de atendimento de pedidos cai, causando perda nas vendas e fazendo com que os clientes procurem a concorrência.

Esse é um erro que muitas vezes é ocasionado pela falta de controle do giro dos materiais e da falta de comunicação entre os setores. Quando esses problemas são solucionados, as compras passam a ser feitas de forma mais eficiente.

5. Deixar de realizar inventários

O inventário dos produtos é uma atividade de suma importância para um controle de estoque eficiente. Quando ele deixa de ser realizado, ou é feito em longos espaços de tempo, as discrepâncias entre o estoque físico e o contábil (informação do sistema) se tornam maiores e, quanto mais o tempo passa, mais difícil fica identificar as causas das falhas e encontrar soluções para eliminá-las.

Para que isso seja contornado, o ideal é realizar contagens periódicas, de acordo com cada grupo de produto, por exemplo. Assim, o gestor pode criar soluções bem mais eficientes para os problemas encontrados.

O estoque, apesar de estar ligado a rotinas altamente operacionais, necessita de planejamento e de análises que ajudam no acompanhamento e na criação de soluções que permitam aprimorar os resultados. Sendo assim, pode-se dizer que, para um controle de estoque eficaz, é necessário monitorar e aplicar melhorias contínuas.